Apa saja keuntungan yang didapat suatu perusahaan jika menerapkan Enterprise Content Management (ECM)?
Efisiensi Mengurangi
jumlah kertas yang terpakai akan mengurangi kebutuhan storage, dan
mengurangi cost tempat, cetak, copy, filing dan distribusi. Jumlah dokumen yang dipertukarkan akan berkurang, dan akhirnya bisa meningkatkan kecepatan proses bisnis. Sebuah
penyimpanan dokumen yang tersentralisasi akan memudahkan user untuk
melakukan kolaborasi, mengurangi salinan dokumen, dan mengurangi
kebutuhand disk space. Kemampuan pencarian yang dimiliki memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen.
Mengurangi Storage Scanning terhadap dokumen yang berupa kertas, bisa mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan.
Pengambilan Dokumen yang lebih Fleksibel Waktu
yang diperlukan untuk mengambil dokumen akan semakin sedikit karena
bisa diambil tanpa haru meninggalkan meja kerja. Dan penyimpanan dokumen
dalam bentuk elektronik mengurangi resiko kehilangan data.
Flexible Indexing Dokumen dan content yang berupa image bisa disimpan dalam ECM dan bisa di-index untuk full text searching.
Fungsi Pencarian yang lebih lengkap, cepat dan fleksibel ECM
bisa mencari content atau dokumen dengan menggunakan kata ataupun frase
yang ada dalam dokumen atau content tersebut (lebih dikenal dengan
istilah full text search). ECM juga bisa melakukan klasifikasi terhadap
setiap content dan dokumen tersebut.
Mengendalikan Distribusi Dokumen Imaging
mempermudah pembagian dokumen secara elektronik dengan rekan kerja dan
klien melalui jaringan. Dengan Imaging, cost yang bisa dikurangi karena
distribusi dokumen tidak perlu dilakukan dengan kertas, dan mengurangi
aktivitas kantor seperti printing dan pengiriman dokumen kertas.
Meningkatkan Security ECM
menyediakan control yang fleksibel dan lebih baik terutama untuk
dokumen yang confidential. ECM menyediakan hak akses yang bisa diatur
pada level folder, level dokumen, level group, level divisi dan level
individual.
Disaster Recovery ECM
menyediakan cara yang mudah untuk backup dokumen di penyimpanan off
site. Menggunakan ECM juga mengurangi resiko yang diakibatkan bencana
alam yang mungkin terjadi.
No Lost Files Kehilangan
dokumen yang penting bisa berdampak besar dan bisa menghabiskan banyak
waktu untuk menggantinya. Dengan ECM, dokumen tetap disimpan secara
terpusat, jadi tidak ada yang hilang ataupun salah tempat. Bahkan jika
salah menempatkan di ECM, dokumen tersebut masih bisa dicari dengan
cepat dan mudah melalui mekanisme full text searching.
